Maak je back-up strategie foolproof

donderdag 22 januari 2015, 19:57 door Frank Doorhof | 8.980x gelezen | 18 reacties

Een van de dingen waar heel veel fotografen eigenlijk veel te makkelijk aan voorbij gaan is het maken van goede backups. Natuurlijk zijn er al legio artikelen over geschreven maar toch denk ik dat er nooit genoeg over verteld kan worden en daarom wil ik jullie graag mijn (zoals dat heet) backup strategie laten zien.

Je foto's staan doorgaans op een harde schijf. Er is een ding zeker van een harde schijf en dat is dat hij kapot gaat. Wat echter niet zeker is, is wanneer hij gaat. Het zal echter altijd op een moment zijn dat het je slecht uit komt.

Veel fotografen weten het wel maar vergeten het soms ook te makkelijk: een digitale file is ZEER kwetsbaar. Gelukkig is een digitaal bestaan ook ideaal voor opslag! Een negatief (of positief) is er maar één van en deze zijn zeer kwetsbaar. Als je ze niet goed bewaard is het weg.

Een digitale file is eigenlijk zeer robuust. Alleen het medium waarop we het opslaan niet, dus als we dat oplossen is er feitelijk geen enkele reden waarom data verloren zou kunnen gaan.

Hoe ga ik te werk

We hebben jaren lang een computerwinkel gehad met een specialisme voor fotografie. De methode die ik hier beschrijf is is eigenlijk de strategie die we altijd ook voor onze klanten uitvoerde en die feitelijk bijna foolproof is (er is geen enkele oplossing 100 procent foolproof).

Als fotograaf of videograaf heb je veel ruimte nodig dus zorg ervoor dat je hier rekening mee houd, back-uppen op externe USB schijven is daarom geen goed idee.

Ik gebruik zelf een externe tower op eSATA, hier kunnen in totaal 15 harde schijven in geplaatst worden verdeeld over drie verdiepingen. Elke verdieping gebruikt een zogenaamde port multiplier welke het mogelijk maakt dat er per vijf schijven maar één kabel naar de computer (Windows of Mac) gaat.

Addonics tower

Let wel dat de ontvangende kant overweg kan met het zogenaamd PM (Port Multiplier) protocol. Dit is nagenoeg de snelste oplossing voor het bewerken vanaf de harde schijven.

Het voordeel van allemaal aparte schijven, welke bij mij zijn onderverdeeld in jaren en een aparte schijf voor bewerkt materiaal, is dat je feitelijk bij het uitvallen van één harde schijf maar over één schijf risico loopt.

NAS oplossing

Een NAS is een Network Attached Storage oplossing. Vaak vind je hier meerdere schrijven die via een zogenaamde RAID configuratie via het netwerk benaderbaar zijn. Op zich kan dit snel genoeg zijn voor foto bewerking of zelfs lichte video bewerking (er is dan een duurdere NAS benodigd met dubbele gigabit aansluiting).

Een NAS lijkt veel veiligheid te geven, je hebt bijvoorbeeld vier harde schijven met data en één aparte schijf als controle. Valt er een harde schijf uit dan verwissel je deze en de NAS bouwt gewoon alles weer op dat verloren is gegaan. Wil je meer ruimte, dan vervang je een kleinere harde schijf voor een grotere en de NAS bouwt alles weer op, je zou zeggen ideaal...

Synology 8 bay

Dat is echter op papier

In de praktijk hebben we al twee zelf meegemaakt dat er iets misging bij het wisselen van een harde schijf en dat ik vier dagen niet bij mijn data kon, omdat support op afstand de NAS moest herstellen. In een commerciële setting een absolute ramp, plus de stress dat je twintig terabyte aan data kwijt kan zijn. Toch vertrouwen veel mensen de NAS 100 procent en hebben verder geen back-ups.

Daarnaast is het zo dat als twee harde schrijven falen je alles kwijt bent. Als de NAS zelf kapot gaat zul je EXACT dezelfde NAS terug moeten kopen en de harde schijven op EXACT dezelfde volgorde terug moeten plaatsen in EXACT dezelfde configuratie anders ben je alles kwijt.

De NAS is dus niet mijn favoriete apparaat, daarnaast werkt Lightroom niet goed samen met een NAS. De database moet je sowieso lokaal proberen te houden (liefst op een snelle SSD) maar op de NAS heb je ook problemen bij het bewerken van een foto.

Als je het origineel bewerkt in Photoshop zal je er al snel achter komen dat hij niet wil opslaan in verband met een 'gelockde file'. Hier is op dit moment niets aan te doen, behalve Lightroom te sluiten of de file op te slaan met een andere naam.

Daarnaast is het syncen van folders via een NAS vaak een stuk langzamer als via een external SATA of zelfs USB aansluiting.

Is er dan geen ruimte voor de NAS?

Oh zeer zeker wel, ik ben gek op het gebruik van een NAS. We verbruiken veel data en kopiëren van bijvoorbeeld een 3 terabyte naar een 4 terabyte schijf duurt erg lang. Als je dat één keer moet doen is het niet zo erg maar als je het twee keer moet doen wel.

Vandaar dat ik niet gekozen heb voor twee towers met 15 harde schijven, maar voor één tower en een NAS met dezelfde capaciteit. Als ik op de tower grotere harde schijven wil gebruiken zal ik er niet aan ontkomen om te kopiëren.

Op de NAS hoef ik echter eigenlijk geen tijd te reserveren, ik wissel gewoon een twee terabyte schijf voor een 4 terabyte schijf en de NAS doet zijn werk. Aangezien de NAS alleen de back-up is mag hij rustig zijn tijd nemen.

Maar is dit foolproof?

Met deze oplossing heb je het redelijk voor elkaar. Maar toch adviseer ik je om nog een derde back-up te maken. Deze back-up moet je 'OFF SITE' plaatsen. Niet in hetzelfde gebouw dus. Bij ons betekend dit simpelweg dat we alle foto's in de studio paraat hebben via de E-SATA towers.

De backup staat op de NAS, maar bij mijn ouders liggen ook nog eens alle jaren van voor 2015 in opslag. Eén keer per vijf jaar haal ik alle schijven op en worden ze gecontroleerd.

Daarnaast is er een harde schijf genaamd '2015' en een harde schijf genaamd 'Bewerkt'. Beide worden elke dag gebackuped en gaan elke avond met ons mee naar huis. Op deze manier hebben we een nagenoeg 100 procent veilige methode waarbij we eigenlijk alleen maar één dag kwijt kunnen raken. Zolang ik me maar aan mijn back-up software hou.

Automatiseren en aanleren

Leer jezelf aan om ELKE avond of ELKE ochtend een back-up te maken, via programma's als Carbon Copy is dit simpelweg één druk op de knop, maar je kan het ook volledig automatisch laten doen met vele software oplossingen.

Zorg ervoor dat dit routine word.
Ook als je vrijwel niks gedaan hebt die dag.

Je wilt niet weten hoeveel volwassen mensen soms bij ons in de winkel te stonden huilen omdat ze letterlijk hun hele leven kwijt waren aan foto's. Ze wisten wel dat ze moesten back-uppen, maar het kwam er nooit van. Vaak hadden ze de harde schijf voor de back-up zelfs al gewoon in huis.

Een extra tip voor Lightroom

Met de huidige technieken en grootte van harde schijven kun je binnen Lightroom ook wat doen om data verlies nogmaals te verminderen. Bij het aanmaken van de previews kun je Lightroom aangeven om 1:1 previews te maken.

Dit neemt wel flink wat meer ruimte in op de schijf waarop je database staat, maar in een worst case scenario kun je zo ook nog eens foto's terug halen, simpelweg uit de database van Lightroom, maar laten we hopen dat je dat NOOIT hoeft te doen.

Een extra tip voor het kopen van harde schijven

Als je harde schijven koopt voor je NAS of andere oplossing koop dan verspreidt, bestel niet al je harde schijven bij hetzelfde bedrijf. Vaak als er een probleem is met de fabricage van een harde schijf is er een grote kans dat dit in een serie zit.

Wd nasware 6tb

Als je verspreidt over verschillende leveranciers koopt maak je minder kans op meerder harde schijven uit dezelfde batch, en hiermee spreid je wederom je risico.

Conclusie

We weten het allemaal, maar 90 procent van de mensen moet eerst enorm hard zijn neus stoten voordat ze een foolproof oplossing maken. Zorg ervoor dat het jou niet gebeurt, harde schijven zijn niet duur meer.

Je kan in principe gewoon standaard schijven gebruiken, omdat ze in de towers passen. De grote investering is de tower en de bijbehorende kaart maar als je een beetje rond kijkt kun je onder de duizend euro een volledig foolproof oplossing bouwen. Dit geeft enorm veel zekerheid.

Heb jij jouw back-ups op orde?
Hoe heb jij jouw opstelling foolproof gemaakt?

Cursus Fotoshoot onder Controle

Meer goede tips over modelfotografie? Bekijk mijn cursus Fotoshoot onder Controle op Photofacts Academy. Hierin laat ik je zien hoe je succesvol fotoshoots kunt organiseren en uitvoeren.

Over de auteur

Frank Doorhof blogt dagelijks in het Engels op zijn website en geeft wekelijks workshops model fotografie in zijn studio in Emmeloord, maar ook op locatie in binnen en buitenland. Van beginners tot gevorderde, iedereen kan bij Frank terecht. Ook voor specifieke 1 op 1 workshops, of maatwerk voor groepen.

18 reacties

Gert Kracht schreef op donderdag 22 januari 2015 om 20:18 | reageer
Mijn backup workflow is praktisch 1:1 met die van jou Frank. Ik heb voor mijn nieuwe foto archief drie disk arrays waar ik de foto's op plaats. Met Carbon Copy maak ik na elke werkdag een incrementele kopie op de andere disks. Daarna zet ik een vierde kopie op de NAS en als het heel belangrijk materiaal is, komt er zelfs een tweede kopie op een externe NAS te staan. QNAP heeft daarvoor een prachtige functie ingebouwd. Je kunt hiermee on-site of off-site (via het internet) een kopie maken van een drive of directory. Afhankelijk van je upload kan dit wel even duren, maar uiteindelijk heb je een perfect kopie.
Voor een paar tientjes per jaar kun je ook nog een online dienst erbij nemen die je onbeperkte backup mogelijkheden geeft. Daarvoor moet je echter wel dagen lang je computer aan laten staan om de backups over de oceaan te krijgen.
Een, twee, drie, vier, vijf kopieën dus. Overdreven?
Dankzij dit aantal heb ik tot op heden nog bijna niets verloren. Bijna? Ja, helaas is bij een eerste sessie ooit een vier (!) terabyte harddisk overleden. Gelukkig had ik van heel veel materiaal nog wel de originele opnames en het overgrote deel was al in de backup verwerkt. Maar weg......is echt weg!

Richard Dijkstra schreef op donderdag 22 januari 2015 om 21:13 | reageer
Lang verhaal frank, maar allemaal zeer herkenbaar. Het gebeurt nog te vaak dat mensen al hun kostbare herinneringen verliezen. Voor mij is de 3-2-1 regel i.c.m. de software van Crashplan dé oplossing. Kijk eens op mijn site voor mijn strategie en een uitwisseling programma.

Roelof Moorlag schreef op donderdag 22 januari 2015 om 22:43 | reageer
Veel mensen weten wel dat ze een back-up moeten regelen maar zien aan tegen het daadwerkelijk inregelen er van. In mijn blog beschreef ik een eenvoudige setup die echt iedereen morgen nog zou kunnen invoeren met beperkte kosten.

Christiaan schreef op vrijdag 23 januari 2015 om 00:12 | reageer
Ik maak gebruik van Acronis True Image Home die elke dag een incrementele back-up naar een 2e schijf wegschrijft. Daarnaast zorg ik er voor dat mijn foto's en video's online zijn opgeslagen. Voorheen deed ik dat in de cloud met Rackspace Cloud Files en een zelf geschreven programma. Tegenwoordig staat 't allemaal in Microsoft OneDrive.

Ik heb dus op zowel mijn laptop als PC OneDrive met mijn volledige fotoarchief. Op mijn PC zit dus een 2e schijf waar dagelijks een back-up naar toe geschreven wordt.

Voor OneDrive betaal ik maar €2,- P/m en heb nu iets van 110GB ruimte te vullen, waarvan nu nog rond de 40GB vrij is. Als ik over ga naar €4,- P/m dan heb ik zo'n 200GB. En als ik me niet vergis krijg je tegenwoordig bij Office 365 onbeperkte opslag, voor nog geen €10,- P/m of zelfs nog iets minder.

Voor de fotograaf die terrabytes aan foto's heeft misschien niet een handige oplossing, maar voor wie haar archief nog op een enkele schijf kwijt kan geen probleem. Het scheelt toch de investering in een NAS en je moet toch een off site back-up hebben. Nu is een OneDrive of Dropbox natuurlijk niet een back-up, maar als je met 2 computers werkt kan er nog weinig gebeuren wil je je data kwijt raken.

Elja Trum schreef op vrijdag 23 januari 2015 om 10:58 | reageer
Een uitgebreide setup, Frank. Maar dat moet ook wel wanneer je enkele terabytes per jaar vol schiet.

Mogelijk is voor veel hobbiesten een simpele externe USB drive waarop hij regelmatig een kopie maakt in de praktijk voldoende. De kans is echter ook aanwezig dat die back-ups na een tijd vergeten worden (waardoor een deel van het archief verloren kan gaan). Ook in het onwaarschijnlijke geval van brand zal deze fotograaf waarschijnlijk alles kwijt zijn.

Iedereen mag zelf beslissen hoe veilig ie zelf zijn data wilt opslaan. Persoonlijk vind ik het slim om je foto's in elk geval op drie plaatsen op te slaan, waarvan één op een externe locatie.

Zelf werk ik met een lokale drive bij mijn computer als werkdisk, een NAS voor de back-up hiervan (via Apple's Timemachine) en Crashplan als online backup voor een externe back-up.

Het voordeel is dat ik er weinig omkijken naar heb, de back-ups worden automatisch gedraaid en ik krijg een melding als dat niet lukt (timemachine meldt dat en Crashplan stuurt je een mail als de back-up een paar dagen niet gelukt is).

Los van de specifieke apparatuur die ik gekozen heb, hoeft een dergelijke opstelling helemaal niet duur te zijn. Crashplan kun je gratis gebruiken voor een back-up naar een vriend/familie. Voor Time machine kun je ook een externe USB drive van 100 euro gebruiken.

gast schreef op vrijdag 23 januari 2015 om 13:13 | reageer
Goed verhaal Frank. Redundantie zoals in een NAS mag i.d.d. nooit de vervanging van een backup zijn.

Een backup ingeregeld hebben is één. Maar werkt ie ook in geval van een restore?

Natuurlijk ga je niet je hele archief weggooien om dat te testen, maar een test met een paar snel geschoten kiekjes kan heel verhelderend zijn.

Han Balk schreef op vrijdag 23 januari 2015 om 13:19 | reageer
Goed verhaal Frank. Redundantie zoals in een NAS mag i.d.d. nooit de vervanging van een backup zijn.

Een backup ingeregeld hebben is één. Maar werkt ie ook in geval van een restore?

Natuurlijk ga je niet je hele archief weggooien om dat te testen, maar een test met een paar snel geschoten kiekjes kan heel verhelderend zijn.

backa schreef op maandag 26 januari 2015 om 17:17 | reageer
Wat een ingewikkeld gedoe zeg, voor de amateur zou ik 2 externe USB 3.0 schijven nemen.
1 daarvan leg je bij je ouders/familie/vriend ect. en de ander hou je zelf in huis.
Backups maken doe je met time machine of voor windows met een ander backup programma en als je belangrijke data hebt toegevoegd dan wissel je de schijven om en heb je altijd een goede backup. 1 buiten de deur en 1 in huis.

Voor de mensen met veel data neem je 2 nas apparaten 1 zet je lekker thuis en deze vul je met time machine en de tweede Nas bij een vriend/familie/ouders ect. en deze kan je realtime laten syncen of alleen data laten toevoegen, de keuze is aan je zelf.

Een Nas hoeft niet traag te zijn Raid 5 is allang niet meer van deze tijd er is tegenwoordig ook Raid 6 met 2 spare disks of beter raid 1+0 met een aantal spare disks welke automatisch activeren als er een schijf stuk gaat.
2 gigabit adapters op je nas heeft meestal weinig zin omdat de aanvoerende PC meestal maar een adapter heeft.

Frank Doorhof schreef op maandag 26 januari 2015 om 17:36 | reageer
Wat is er ingewikkeld aan ?
Feitelijk doe ik hetzelfde als wat jij aangeeft alleen gebruik ik 1 nas en 1 tower.

Ik zou trouwens nooit 2 nas units doen. Elke vorm van raid is een risco bij uitvallen van de stuur unit.

2x gigabit werkt trouwens perfect als je een managed switched gebruikt (onder de 100.00)

De meeste Macs kun je met 2 netwerk kaarten gewoon configureren.

Nadeel is dat het qua snelheid bij goedkopere nassen nagenoeg niets scheelt. Daarnaast is zelfs een snelle nas (lees rond de 1000.00) nog steeds trager dan een rechtstreekse sata of eSATA aansluiting (ja ik heb het getest en hier staan )

backa schreef op dinsdag 27 januari 2015 om 09:22 | reageer
Zelf nooit problemen gehad met nas apparaten.

Ik dacht dat de maximale doorvoersnelheid van Sata 6Gb/s is en bij de duurdere nas is dit 10 Gb/s wel heb je hier een 10 Gb switch en netwerk adapter voor nodig.

Overigens kan je ook nog investeren in een San deze hebben in de meeste gevallen een tweede raid controller welke de taak overneemt als de primaire controller stuk gaat.
Deze hebben vaak meerdere 10 Gb aansluitingen dan kan je, je lol op, zeker als je hier SSD schijven in hebt geplaatst.

Ook deze kan je onderling laten syncen, kosten wel serieus geld. maar voor een serieus bedrijf lijkt me dit niet zo'n probleem.

Frank Doorhof schreef op dinsdag 27 januari 2015 om 09:48 | reageer
Zelf ook nog geen NAS kapot gehad, maar we hebben 20 jaar een pc Shop gehad met een datarecovery service en ik heb toch in al die jaren heel wat NASen gezien die kapot waren, vaak hielp het om een exacte versie terug te kopen, maar als ze al 5 jaar oud zijn word dat soms moeilijk en moet je dus anders aan het werk.

Ik ben zelf meer een voorstander van gewoon allemaal losse schijven met eigen nummers als hoofd opslag en daarnaast een NAS voor gemak.

Geloof trouwens NIETS van die getallen op websites.
We hebben hier een Netgear (pro) series staan op dubbel gigabit naar een managed switch met een MacPro met dubbel gigabit en hij topt uit op 78MB/s hetzelfde als met enkel gigabit, de rest van het netwerk merkt wel dat de NAS sneller is, aangezien de load verdeeld word, het is niet een simpele optelling wat veel mensen verwachten.

We gaan binnenkort naar een duurdere Synology en die schijnt wel een heel stuk sneller te zijn maar dan praat je nog steeds over een investering van een dikke 1000.00 voor een NAS met 8 schijven en dat is best veel geld.

Grootste probleem is niet met grote bestanden dat gaat allemaal best rap naar de NAS toe, iets trager dan naar de e-sata die met 100MB/s draait gemiddeld, maar zodra je bv een sync folder doet in Lightroom is het verschil BIZAR groot, de NAS kan daar rustig 20 minuten over doen (grote folder) terwijl de e-sata toren het in een kleine 2 minuten doet.

Een NAS zou ik ook niet neerzetten voor snelheid maar puur voor gemak bij het backuppen.

Jacques Jullens schreef op dinsdag 27 januari 2015 om 11:22 | reageer
Ik heb ook een NAS gehad, maar helaas heb je er niet veel aan als alles in 1 keer kapot gaat, wat een stress. Gelukkig alle data ook nog extra als back-up opgeslagen, dus voor mij is er geen data verloren gegaan... Tegenwoordig heb ik naast de diverse externe schijven een abonnement op liveschijf. Alles in de cloud opgeslagen en overal ter wereld toegang. Ik werk hier inmiddels een paar jaar mee, en heb hier nog geen nadelen van ondervonden...

Frank Doorhof schreef op dinsdag 27 januari 2015 om 11:25 | reageer
Goed als online backup is bv Smugmug, of Lightroom mobile.

Voor echt online backup is er voor ons niet echt een oplossing, data is gewoon te veel, dus mijn offline backups liggen bij mijn ouders.

Jacques Jullens schreef op dinsdag 27 januari 2015 om 11:31 | reageer
Oh ja, vergeet nog te vermelden dat liveschijf onbeperkte data-opslag heeft. De eerste keer na het aanmelden is de back-up weken bezig geweest in de achtergrond om alles te uploaden. Je geeft aan van welke mappen er een back-up gemaakt moet worden en in de achtergrond gaat het verder vanzelf. Af en toe even controleren of het nog steeds goed gaat, maar wat ik al eerder schreef, ik heb nog nooit problemen ondervonden.

John Statue schreef op woensdag 28 januari 2015 om 10:30 | reageer
ik heb drie externe schijven. 1 x een Legacy van 1.5 TB en 2 x een Seagate van 1 TB. Zodra ik foto's heb gemaakt download ik de foto's naar de Legacy. Dan kopieer ik ze naar de andere 2 schijven en één kopie naar de PC. De foto's in de PC ga ik nakijken en bewerken. als dat is gebeurt kopieer ik deze bewerkte bestanden naar de drie externe schijven. Moet toch wel heel gek gaan willen alle drie de schijven gelijk kapot gaan. In de PC laat ik de foto's dan nog even tijdelijk staan, maar uiteindelijk heb ik van "alles" in drievoud kopieën. In eerdere reviews vinden anderen dat omslachtig. Ik vind het nogal meevallen. Het kopiëren duurt echt niet zolang, als je er maar een vaste gewoonte van maakt om het meteen te doen. want áls je ermee wacht en er gebeurt wél iets met de schijf, ja dán ben je het wél kwijt. bij andere bestanden zoals e-mail, en teksten bewaar ik op pc en één kopie op een rw cd-rom.

frank doorhof schreef op woensdag 28 januari 2015 om 12:42 | reageer
Iedereen vind backups omslachtig... totdat ze wat kwijt zijn.
Je kan trouwens via software zoals het eerder genoemde carbon copy gewoon dingen automatiseren, en zelfs naar meerdere schijven op die manier met 1-2 klikjes gewoon backups maken.

Henk Heijnen schreef op dinsdag 22 maart 2016 om 14:47 | reageer
@Frank, hoe heet de versie van Raid die jij gebruikt? Ik ben zelf een voorstander van een systeem dat hardware onafhankelijk opslaat. Dat als er aan/in de behuizing iets kapot gaat je de data op de schijven gewoon kan lezen via bv een sata dock. Je bent dan nooit afhankelijk van hardware of software. Daarom gebruik ik een desktop Raid oplossing met 2 schijven in Raid 1.

frank doorhof schreef op dinsdag 22 maart 2016 om 22:52 | reageer
Henk ik gebruik een RAID5 gebaseerde oplossing.
Ik onderschrijf helemaal jouw mening, daarom geef ik in het artikel ook aan dat mijn MAIN opslag gebaseerd is op losse schijven (via E-sata), de backup is puur backup en daarvoor gebruik ik op dit moment Synology NAS units.

Deel jouw mening

Let op: Op een artikel ouder dan een week kan alleen gereageerd worden door geregistreerde bezoekers.
Wil je toch reageren, log in of registreer je dan gratis.

Cursus Naaktfotografie met Danyel Weideman

Van Beeld naar Kunst met Micky Hoogendijk

Ontvang wekelijks fotografietips in je inbox

44.431 fotografie enthousiastelingen ontvangen de tips al!
Meer over de wekelijkse mail. Of blijf op de hoogte via Facebook. Aanmelding beveiligd met Google reCaptcha.

Elja Trum

Photofacts; alles wat met fotografie te maken heeft!

Wil je graag mooiere foto's maken en op de hoogte blijven van ontwikkelingen binnen de fotografie? Photofacts plaatst leerzame artikelen die gerelateerd zijn aan fotografie. Variërend van product-aankondiging tot praktische fotografietips of de bespreking van een website. Photofacts bericht dagelijks over fotografie en is een uit de hand gelopen hobby project van Elja Trum. De artikelen worden geschreven door een team van vrijwillige bloggers. Mocht je het leuk vinden om een of meerdere artikelen te schrijven op Photofacts, neem dan contact op.Meer over Photofacts